Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Auch Nichtunternehmer (Privatpersonen) sind verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang zu archivieren (§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG). Davon sind besonders Eigenheimbesitzer betroffen, die handwerkliche Arbeiten im Haus und am Grundstück in Auftrag geben. Sämtliche Rechnungen über beispielsweise bauliche und planerische Leistungen, sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Handels- und steuerrechtliche Vorgaben

Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. Diese Vorschriften betreffen nur Kaufleute.

6 Jahre

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Briefe und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung 6 Jahre aufzubewahren.

10 Jahre

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Vermerke und Erläuterungen zu den Umbuchungen anlässlich eines Jahresabschlusses) und Lageberichte 10 Jahre aufzubewahren. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren (§ 14b Umsatzsteuergesetz).

Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit.